Elke ondernemer krijgt vroeg of laat te maken met onbetaalde facturen. Het lijkt misschien een klein ongemak, maar de impact ervan is vaak groter dan je zou denken. Een onbetaalde factuur kost namelijk meer dan het bedrag dat op de factuur staat. Hoe zit dat precies?
Wanneer een factuur niet op tijd wordt betaald, loop je als ondernemer direct geld mis. Je kunt dat geld niet gebruiken om te investeren, je loopt rente mis en je hebt te maken met administratieve kosten om de betaling alsnog te incasseren. Maar dat is nog niet alles. Onbetaalde facturen kosten ook tijd en energie – middelen die je beter kunt besteden aan het laten groeien van je bedrijf of het ontwikkelen van nieuwe ideeën.
Een voorbeeld: Stel, je hebt een omzet van €500.000 per jaar en een openstaande factuur van €50.000. Je Days Sales Outstanding (DSO) – het aantal dagen dat een factuur gemiddeld openstaat – is 73 dagen. Dit betekent dat je €50.000 voor 73 dagen mist. Dit bedrag kun je niet gebruiken voor investeringen of om rekeningen te betalen. Bovendien mis je de rente over dit bedrag. Bij een jaarlijks rentepercentage van 6% kost deze openstaande factuur je ongeveer €82 per dag aan rentekosten.
Hoe voorkom je dat facturen onbetaald blijven? Het begint met weten met wie je zakendoet. Het checken van de kredietwaardigheid van potentiële klanten is een belangrijke stap om te zorgen dat je klanten hun rekeningen kunnen en willen betalen. Daarnaast is het essentieel om duidelijke betalingsafspraken te maken en deze vast te leggen in je algemene voorwaarden.
Na het leveren van je diensten of producten, is het cruciaal om direct een duidelijke factuur te versturen. Vermeld altijd de gemaakte afspraken, de geleverde diensten, de datum en de betalingstermijn op de factuur. Een snelle en duidelijke facturatie helpt om te zorgen dat de klant weet waar de factuur betrekking op heeft en wanneer deze betaald moet worden.
Een goed debiteurenbeheer helpt je om ervoor te zorgen dat facturen op tijd betaald worden. Dit betekent dat je niet alleen een factuur verstuurt, maar ook actief opvolgt. Na het verstrijken van de betalingstermijn kun je een rekeningoverzicht versturen en vervolgens een herinnering. Als de klant dan nog niet betaalt, is het tijd voor een aanmaning en uiteindelijk het inschakelen van een incassobureau.
Onbetaalde facturen zijn een groter probleem dan ze op het eerste gezicht lijken. Ze kosten je niet alleen het bedrag op de factuur, maar ook tijd, energie en rentekosten. Door een proactieve aanpak en goed debiteurenbeheer kun je de impact van onbetaalde facturen minimaliseren en je cashflow gezond houden.