Wat voor facturatie programma heb ik nodig?

Wanneer je op factuur basis werkt, dan is het verstandig dit proces goed te automatiseren. Je wilt immers niet dat het beheer op uw openstaande facturen veel tijd in beslag neemt.

Daarnaast wil je natuurlijk voorkomen dat u hierin fouten maakt. Het werken met een passend facturatie programma is een grote stap om dit strak te organiseren. Het factureren en het beheer van jouw openstaande facturen wordt dan een stuk gemakkelijker in plaats van dat je handmatig werkt met Excel of Word documenten. Dus waar dien je op de letten wanneer je een goed facturatie programma gaat selecteren? In dit artikel vertellen we graag meer over hoe je daarmee jouw debiteurenbeheer strak kunt inrichten.

10 tips voor een strak debiteurenbeheer

"Groei met strak debiteurenbeheer"

WP-debiteurenbeheer-red-1

Welk belang moet een facturatie programma dienen?

Indien je op factuurbasis werkt en daaruit een debiteurenportefeuille hebt opgebouwd, schuilt er het risico in dat één of meer debiteuren de betalingstermijn gaan overschrijden. Het bedrag komt dan later op jouw rekening binnen. Dat kan vervolgens problemen opleveren. In het ergste geval kan je hierdoor niet meer aan jouw verplichtingen voldoen. In een minder erg geval belemmert dit je in jouw groeiambities. De liquiditeiten die vrijkomen nadat een factuur betaald is, kan je immers prima inzetten om groei mee te financieren. Om ervoor te zorgen dat jouw debiteuren zo tijdig mogelijk betalen is een facturatie programma essentieel. Dit maakt het aanzienlijk eenvoudiger om tijdig te factureren nadat het werk is verricht of het product verkocht.

Op het moment dat het in het facturatie programma staat, dan kan je goed volgen of de betreffende factuur betaald is of dat de betalingstermijn is overschreden. Wanneer er sprake is van het laatste, dan kan je over het algemeen met een goed facturatie programma de herinnering versturen. Bovendien is het mogelijk om met dit programma ook de daaropvolgende acties te doen. Vaak kan je de templates van de 1e herinnering en 2e herinnering in het facturatie programma zetten. Hierdoor gaan deze herinneringen er met één druk op de knop uit. Jouw logo en andere zaken worden netjes vermeld op de factuur. Hierdoor maak je tevens een professionelere indruk.

 

Welke mogelijkheden moet in een goed facturatie programma zitten?

De mogelijkheden die het facturatie programma moet hebben, kunnen verschillend zijn per bedrijf. Een zzp'er zal minder veeleisend zijn dan een multinational. Wel zijn er een aantal standaard zaken die de meeste ondernemers in hun facturatie programma willen hebben. Het eerste dat van belang is voor een facturatie programma is dat jij jouw klantenportefeuille hierin netjes kunt opvoeren. Bovendien kan je een template maken van een factuur met daarin netjes het logo van jouw onderneming vermeld. Een mooie strakke factuur zorgt er gegarandeerd voor dat je een goede indruk maakt op jouw klant.

Uiteraard moet het facturatie programma een aantal standaard zaken, zoals de btw automatisch doorrekenen. Dit maakt namelijk de kans op fouten in een factuur aanzienlijk kleiner. Stuur je maandelijks repeterend een factuur naar je klant? In dat geval is het goed om erop te letten dat je een facturatie programma selecteert waarin dit mogelijk is. Let als laatste op de mogelijkheid om met het facturatie programma een koppeling te maken met jouw internetbankier systeem. Hierdoor heb je sneller inzichtelijk of een factuur wel of niet betaald is. Dat maakt het beheer van jouw debiteuren aanzienlijk eenvoudiger.

 

Wat is er naast een facturatie programma nog meer nodig om jouw debiteuren te beheren?

Belangrijkste is dat het debiteurenbeheer een duidelijke plek heeft binnen jouw onderneming. Wie doet het debiteurenbeheer en gaat dus werken met het facturatie programma? Het is zeer aan te raden om iemand hiervoor verantwoordelijk te stellen. Zorg er daarnaast ook voor dat het proces zo duidelijk mogelijk is uitgeschreven. Denk aan zaken als wanneer er gefactureerd wordt. Hoe snel na het overschrijden van de betalingstermijn wordt er bijvoorbeeld een herinnering verstuurd? Welke betalingstermijn hanteer je bij de herinnering? Bouw ook in het proces dat er bij uitblijven van betaling telefonisch contact wordt opgenomen met de klant. Dan kan je eventueel een nieuwe afspraak maken.

 

mkbZeker als aanvulling op een goed facturatie programma

Hoe goed jouw facturatie programma ook is, het kan altijd gebeuren dat een klant toch niet betaald. Met mkbZeker heb je een aantal zaken in één keer geregeld. Zo kan je eenvoudig dit risico afdekken. Dit doe je door bijvoorbeeld van tevoren een goede kredietwaardigheidscheck te doen. Hierdoor weet je goed of jouw potentiële klant in staat is om je factuur tijdig te betalen. Daarnaast heb je met Atradius Collections een uitstekend incassobureau achter de hand met wereldwijde dekking. Mocht betaling uiteindelijk toch uitblijven, dan is 90% van de vordering verzekerd.

Wil je vrijblijvend advies ontvangen?

Laat nu direct jouw gegevens achter